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Cómo evitar los retrasos en entregas de tus proveedores

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• Mayo 17, 2022  • Lectura 2 min 

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Los clientes quieren recibir lo que han pedido, y quieren recibirlo rápidamente. Y su trabajo consiste en hacerlo realidad. Sin embargo, ese trabajo no siempre es tan fácil como quisiéramos. Los problemas surgen, se acumulan y, si no sabe cómo manejarlos, pueden acabar con su reputación. Por suerte, conocemos algunos consejos que le ayudarán a evitar los retrasos en los envíos y a mantenerse al día, y estamos dispuestos a compartirlos con usted.

Como todos sabemos, La cadena de suministro muestra un fuerte rendimiento en las ventas, y estas compañias tienen que confiar en las empresas de envíos para hacer llegar sus productos a los compradores. Sin embargo, las empresas de transporte están sometidas a estrés y tienen problemas para seguir el ritmo de la demanda. Por ello, los retrasos se producen con mayor frecuencia por su parte.

¿Por qué se producen los retrasos en las entregas?

No tiene sentido hablar de las empresas de transporte, así que las dejaremos fuera de la ecuación. En su lugar, nos centraremos en lo que usted puede hacer para reducir el número de retrasos en los envíos. Un buen punto de partida es comprender las causas de los mismos.

Por supuesto, a veces el problema se debe a un error del cliente. Pero la mayor parte de las veces, la culpa recae consigo mismo. Así que repasaremos algunas de las causas más frecuentes de los retrasos en los envíos.

  • Errores de documentación. Direcciones mal escritas, formularios de pedido mal rellenados y otro tipo de información deficiente. Desde luego, no importa quién haya introducido mal la dirección, el paquete no llegará a su destino, resultando en un problema.
  • Fallos del sistema. Ninguna compañia puede funcionar de forma eficiente sin un ERP confiable, y si éste falla, no podrá tomar pedidos correctamente. Cuanto más frecuentes sean estos fallos del sistema, más problemas tendrás con los retrasos.
  • Producción inacabada. Esto ocurre ocasionalmente. Esporádicamente los proveedores no pueden cumplir el plazo de producción, o tienen que rehacer los productos defectuosos. Provocando así, el posponer su envío una y otra vez para atender su proceso de producción.
  • Problemas de logística. Son los principales responsables de los retrasos en las entregas. Si experimenta problemas cada vez que se produce un aumento inesperado de los pedidos, quizá deba considerar la posibilidad de externalizar la parte logística del negocio.
  • El mal tiempo. Cuando la naturaleza interviene, nada puede interponerse en su camino. Por eso, la nieve, la lluvia y la niebla intensas suelen provocar retrasos en las entregas. Y aunque no se puede influir en el tiempo, tampoco puede ser utilizado como excusa.

Ahora que entiende por qué se producen los retrasos en los envíos, podemos adentrarnos en las estrategias que puede emplear para evitarlos.

 

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1. Conecte sus procesos y departamentos

No importa el tamaño o giro de su empresa, todos sus departamentos están conectados. Los equipos de operaciones, marketing, ventas, finanzas, y distribución tienen su papel en asegurar que el producto llegue al cliente. De no trabajar conjuntamente, lo más probable es que se originen retrasos.

Por lo tanto, el primer paso para aprender a evitar los retrasos en los envíos es examinar sus procesos y comprobar si existe algo que los ralentiza. Asegúrese de que su comunicación sea buena y de que no haya inconsistencias en la forma de procesar los pedidos. En caso de encontrar algún problema, soluciónelo de inmediato.

2. Mantenga contacto con sus proveedores

Debe mantener una comunicación clara con sus proveedores. Recuerde que éstos dirigen sus propios negocios y tienen sus propios problemas. Por eso, es posible que no puedan satisfacer sus necesidades en todo momento.

 Para asegurarse de que no habrá errores espontáneos, calcule los suministros necesarios y solicítelos con antelación. Si alguna parte de su negocio está automatizada, vigílela y manténgala controlada. En caso de verse forzado a hacer algún pedido no programado, llame a sus proveedores lo antes posible. Cuanto más rápido sea, más tiempo tendrán ellos para adaptarse. Y si ellos pueden poner de su parte, usted no tendrá que preocuparse por los retrasos.

3. Efectúe controles de calidad a lo largo de la cadena de producción

Es común que los proveedores digan que el proceso de fabricación está en orden, pero en el último momento mencionan que necesitan más días para terminar. Los proveedores externos de soluciones de calidad pueden ser de ayuda para estos imprevistos.

Durante todo el proceso de fabricación, puede realizar inspecciones de calidad para conocer el estado real de la fabricación en cada etapa, tanto si acaba de empezar a fabricar los productos como si la fabricación está a punto de terminar. El externo de calidad contará la cantidad y comprobará los productos en su nombre. Cualquier incoherencia se registrará y se le informará para que realice acciones de corrección lo antes posible.

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4. Lleve una gestión adecuada del inventario

Lo último que quiere es que los clientes esperen porque no se cuenta con productos en stock. Por lo tanto, maximice las prácticas adecuadas de gestión de inventario y nunca se quedará sin mercancía.

Claro que, mantener el contacto con los proveedores significa que la reposición de suministros será más rápida y fluida. Minimizará los cuellos de botella y la optimización de las líneas de los proveedores ayudará a reducir retrasos.

5. Prepárese para la temporada alta

Anime a sus clientes a realizar sus compras antes. Es una buena idea ofrecer incentivos con antelación para ayudar a impulsar las ventas. Además, hable con sus proveedores  para asegurarse de que tendrán la capacidad de gestionar el tráfico que se prevé.

Si cree que no puede ocuparse de la parte logística del proceso por sí mismo, recurra a una empresa de logística externa para que le ayude a cumplir el calendario. Ellos pueden encargarse de todas las operaciones de almacén con las que usted tiene dificultades y garantizar que todos los paquetes lleguen a sus destinatarios a tiempo.

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