6 Formas Eficaces de Controlar las Horas de sus Empleados
• Enero 09 2023 • Lectura 2 min
Controlar las horas de trabajo de los empleados no es sólo una cuestión de contabilidad para aburridos.Se trata de rendir cuentas, de ahorrar dinero y de recopilar datos cuantificables para futuras decisiones de programación y de negocio.
Todo horario de empleados bien planificado comienza sobre la base de datos históricos precisos. Estos datos proceden del control del tiempo. La facturación precisa a los clientes y las estimaciones de los proyectos se basan en el control del tiempo. Incluso la moral de los empleados se ve afectada por el hecho de llevar o no un registro de las horas de los empleados: nada crea más división que el hecho de que a la gente se le pague lo mismo mientras hace menos trabajo.
Además, hay que tener en cuenta el problema del robo de tiempo. Entrar antes de tiempo o salir tarde le cuesta dinero y afecta a sus beneficios.
A usted le importa el tiempo de sus empleados. A sus clientes les importa el tiempo facturable.
¿Cuál es la mejor forma de controlarlo?
Lo mejor es encontrar un sistema automatizado, algo basado en la nube, para tener siempre todo lo que necesitas en el mismo sitio. Los sistemas en papel, como las hojas de cálculo y los anticuados relojes perforadores, pueden ser arriesgados. Existe la posibilidad de que tus archivos se estropeen, se extravíen o se corrompan. Los sistemas en papel también pueden dar lugar a errores humanos y problemas de exactitud de los datos que pueden costarle un tiempo y un dinero valiosos, con la consiguiente presión sobre su cuenta de resultados.
Hay muchos factores que intervienen a la hora de elegir el sistema de control de presencia adecuado para su empresa.
He aquí algunos aspectos que debe tener en cuenta antes de dar el paso:
1. Elija un sistema de control de presencia que los empleados utilicen y adoren
Ningún sistema de control horario le servirá de nada si sus empleados no lo aceptan. Incorpore la programación en su software de control de presencia para asegurarse de que sus trabajadores lo utilizan y se comprometen con él. Los empleados siempre tendrán a mano su horario, por lo que puede estar seguro de que saben cuándo tienen que trabajar, reduciendo el riesgo de que no se presenten. Además, un sistema de programación automatizado puede ahorrarle tiempo a largo plazo. Y todos esos datos en el sistema pueden ayudarle a tomar decisiones inteligentes y ahorrar dinero en costes laborales.
2. Controlar el robo de tiempo
Utilizar un horario en papel y un sistema de control del tiempo es la forma más fácil de que los empleados roben tiempo. De hecho, un estudio reciente demostró que el empleado medio roba aproximadamente 4,5 horas cada semana. Dejar que sus trabajadores rellenen las hojas de control horario en papel le deja expuesto a errores humanos a gran escala. Si programa a un empleado para trabajar de 8 de la mañana a 4 de la tarde, es probable que eso sea lo que escriba en su hoja de horario, aunque haya entrado a las 8:07 de la mañana y salido a las 3:52. Eso son sólo 15 minutos al día, pero suman 75 minutos a la semana, 300 minutos al mes y 60 horas al año.
El uso de un sistema automatizado de control de presencia basado en la nube que se base en el registro electrónico de entradas y salidas puede ahorrarle este gasto innecesario. El tiempo real trabajado se registra al minuto, por lo que puede estar tranquilo sabiendo que no está perdiendo dinero por un robo de tiempo involuntario.
Además, puede elegir un sistema que lleve sus medidas de prevención del robo de tiempo al siguiente nivel. Busque una solución que sea segura o que utilice imágenes para ayudarle a reducir el fichaje por compañeros, en el que los compañeros de trabajo fichan a la entrada y a la salida según sea necesario. También puede encontrar opciones con geovallas, de modo que aunque un empleado pueda utilizar su dispositivo móvil como reloj de fichar, en realidad no pueda fichar hasta que esté en el trabajo.
3. Utilice un sistema que le ayude con las tareas administrativas y los informes
Registrar las solicitudes de tiempo libre, los horarios de los estudiantes y elaborar informes de previsión laboral puede llevar una cantidad de tiempo considerable cada semana. Un sistema automatizado no sólo le ayuda a ahorrar tiempo, sino que también puede ayudarle a encontrar formas de hacer que su equipo sea más productivo. Ejecutar informes con un clic del ratón es una forma mucho más rápida de determinar dónde puede ahorrar en mano de obra y dónde unos pocos empleados más pueden marcar una gran diferencia en las ventas.
4. Asegúrese de que su sistema puede integrarse con su proveedor de nóminas
El control de presencia y las nóminas van de la mano. Busque un sistema que se integre con su proveedor de nóminas preferido. Cuando los empleados puedan controlar su tiempo y asistencia de forma rápida y sencilla, y esos datos vayan directamente a su proveedor de nóminas, podrá garantizar la precisión. Además, cuando no tenga que introducir manualmente esos números cada semana, se ahorrará a sí mismo y a su equipo un tiempo muy necesario.
5. Piense en el cumplimiento de la normativa
Como empleador estadounidense, existen normas sobre qué registros debe conservar y durante cuánto tiempo. Debe conservar los registros de las tarjetas de control horario que se utilizan para determinar los salarios durante al menos dos años. No sólo hay que conservarlos, sino que también hay que poder acceder a ellos en cualquier momento si el Departamento de Trabajo de EE.UU. solicita inspeccionarlos. Un sistema de tiempo y asistencia de software basado en la nube es una gran manera de asegurarse de que tiene todo a su alcance.
6. Considere sus planes a largo plazo
¿Tiene previsto contratar a más empleados en breve? ¿Tiene planes de añadir más locales? ¿Está pensando en ampliar el número de marcas de su cartera? Sea cual sea el sistema que elija, asegúrese de que es escalable. Si le funciona ahora, no es garantía de que le vaya a funcionar en el futuro a medida que crezca su negocio. Encuentre la solución de control de presencia que pueda crecer fácilmente con usted, de un equipo a cientos, dentro de los plazos que son importantes para usted.
Controlar las horas de los empleados con When I Work
La mejor forma de controlar el tiempo de los empleados es simplemente llevar un registro preciso de quién trabaja y quién no.
Es posible que tenga un reloj de fichar o un conjunto estándar de turnos, y sería fácil pensar que eso define quién trabaja y quién no. Sin embargo, las llegadas tarde, las horas extra, los fichajes de compañeros y los descansos prolongados merman su ajustado horario.
Las empresas que no utilizan un reloj de fichar o una aplicación de seguimiento no tienen ni idea de lo que ocurre con los turnos ni de si necesitan hacer cambios. Incluso las que tienen un reloj de fichar pueden no tener un sistema que les permita ver los datos en tiempo real e históricos de una manera útil.
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